Kế hoạch tổ chức tiệc Gala Dinner hoành tráng là điều băn khoăn của rất nhiều doanh nghiệp, xí nghiệp, tổ chức hiện nay. Bởi đây là sự kiện mang rất ý nghĩa lớn và được toàn thể nhân viên công ty mong chờ. Hơn nữa đây cũng là dịp để các doanh nghiệp quảng bá hình ảnh của mình đến những nhà đầu tư hay các đối tác của mình. Hãy tham khảo bài viết dưới đây của Familk để có một bản kế hoạch chi tiết cho mình nhé.
Gala Dinner là gì?
Gala Dinner là một sự kiện được tổ chức với mục đích gặp mặt, khen thưởng, ăn mừng và tri ân khách hàng trong một doanh nghiệp. Một buổi tiệc Gala đầy đủ bao gồm những hoạt động như: Trình bày về giải thưởng của doanh nghiệp, nhân viên xuất sắc, tiết mục giải trí,….
Thông thường số lượng người tham gia sự kiện này thường từ 40 người trở lên. Những đêm tiệc như thế này sẽ có chủ đề riêng được doanh nghiệp đưa ra. Các khách mời khi dự sẽ phải chọn những bộ “cánh” theo chủ đề đó.
Có 4 loại Gala chủ yếu là:
- Gala chào đón năm mới: Đây là chương trình để chào mừng một năm mới an lành, thịnh vượng, may mắn. Đồng thời để công ty đưa ra những mục tiêu mới, thúc đẩy tinh thần làm việc cả toàn thể nhân viên.
- Gala tiệc liên hoan cuối năm: Trái ngược với tiệc chào đón năm mới thì tiệc cuối năm được tổ chức để các thành viên tham gia thư giãn sau 1 năm làm việc vất vả.
- Gala gặp mặt, tri ân khách hàng: Sự kiện này được doanh nghiệp tổ chức nhằm củng cố thương hiệu, tạo dựng cũng như khẳng định mối quan hệ bền vững với khách hàng.
- Gala trong chương trình du lịch: Thường đây là sự kiện được tổ chức giữa các đoàn du lịch với những chuyến đi ngắn ngày. Ban tổ chức sẽ kết hợp các hoạt động trò chơi tập thể nhằm mang lại những thời gian thư giãn sảng khoái cho mọi người.
Kế hoạch tổ chức tiệc Gala Dinner hoành tráng
Bởi vì Gala là sự kiện được nhiều người mong chờ nhất trong doanh nghiệp nên không thể tổ chức một cách sơ sài. Chính vì vậy ban thực hiện phải lên kế hoạch một cách kỹ càng, chi tiết. Có như vậy mới đảm bảo được buổi Gala diễn ra hoàn hảo và thành công.
Xây dựng ý tưởng và chủ đề cho chương trình
Bước đầu tiên trong bản kế hoạch tổ chức đêm Gala hoành tráng chính là xây dựng ý tưởng và chủ đề. Đây cũng là yếu tố quan trọng quyết định đến sự thành công của chương trình. Vì lẽ đó mà việc có những ý tưởng, chủ đề mới mẻ, độc đáo là rất cần thiết. Từ đó người lên kế hoạch mới có thể lên kịch bản cụ thể để triển khai bữa tiệc một cách hoàn hảo nhất.
Một số ví dụ sau chính là chủ đề hay được các công ty lựa chọn: Chủ đề theo dự án, chủ đề theo mùa, chủ đề theo hình ảnh công ty,… Tuy nhiên mọi người cũng có thể tạo ra một nét riêng cho mình để tạo ấn tượng.
Xác định thời gian tổ chức Gala Dinner phù hợp
Tùy vào tính chất của sự kiện mà các doanh nghiệp có thể lựa chọn thời gian tổ chức tiệc sao cho phù hợp. Nếu như Gala Dinner mà có kết hợp thêm khai trương hay hội thảo thường sẽ được tổ chức cả ngày hoặc buổi sáng. Trong khi tiệc Gala cuối năm hoặc tri ân khách hàng hầu hết được tổ chức vào buổi tối.
Quyết định số lượng khách và quy mô chương trình
Khâu chuẩn bị này sẽ không thể thiếu trong việc kế hoạch tổ chức chương trình. Số lượng khách mời sẽ quyết định quy mô lớn nhỏ và không gian bữa tiệc
Lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp nhất
Địa điểm đẹp và phù hợp với chủ đề chương trình cũng là một yếu tố góp phần tạo nên thành công của buổi tiệc Gala Dinner. Thông thường người ta sẽ lựa chọn một trong 2 địa điểm là:
- Không gian phòng kín: Nhà hàng, trung tâm hội nghị, khách sạn,…
- Không gian ngoài trời: Bãi biển, hồ bơi, resort,…
Xây dựng nội dung chương trình Gala Dinner
Nội dung chương trình là phần không thể thiếu trong kế hoạch tổ chức Gala Dinner. Thông thường một chương trình sẽ gồm có 8 bước chính là:
- Bước 1: Đón khách mời
- Bước 2: MC phát biểu lý do bữa tiệc
- Bước 3: Mời khách VIP lên trên sân khấu phát biểu
- Bước 4: Chương trình văn nghệ với các tiết mục đặc sắc
- Bước 5: Vinh danh và khen thưởng những cá nhân/tập thể xuất sắc
- Bước 6: Dùng bữa tiệc.
- Bước 7: Tổ chức những trò chơi game show
- Bước 8: Bế mạc chương trình.
Xây dựng những phương án dự phòng
Việc đưa ra những phương án dự phòng và lên kế hoạch ứng biến những tình huống nằm ngoài dự kiến cần phải được chuẩn bị kỹ lưỡng. Điều đó sẽ giúp mọi người có thể xử lý tốt mọi vấn đề phát sinh trong chương trình. Đồng thời điều này cũng sẽ đảm bảo được cho chương trình thành công một cách trọn vẹn.
Lời kết
Nhìn chung nếu kế hoạch tổ chức tiệc Gala Dinner càng chi tiết thì việc thực hiện sẽ càng dễ dàng và trơn tru hơn. Điều quan trọng nhất trong sự kiện này chính là mang đến sự vui vẻ, thoải mái cho khách mời. Hãy liên hệ ngay với Familk để được hỗ trợ tổ chức một bữa tiệc thành công và hoàn hảo nhất nhé.
