Họp báo là buổi lễ quan trọng cần được chuẩn bị tỉ mỉ và cẩn thận. Chính vì vậy trước mỗi buổi tổ chức họp báo mỗi cá nhân hay tổ chức phải có kế hoạch cụ thể. Đây là sự kiện mang hình ảnh của thương hiệu đến đông đảo công chúng nên quá sơ sài sẽ tạo ấn tượng không tốt cho người xem. Sau đây Familk sẽ chia sẻ kế hoạch tổ chức họp báo trang trọng và hiện đại 2020.
Xác định thành phần tham dự buổi họp báo
Mỗi buổi họp báo quan trọng nhất đó là dự kiến bao nhiêu người tham gia. Trong số đó sẽ có bao nhiêu được gọi là khách hàng tiềm năng. Trường hợp những khách được mời tham dự có khả năng mua hàng thấp hơn số khách hàng tiềm năng. Thì buổi họp báo này có kết quả không được như mong đợi. Chính vì vậy việc lên danh sách khách mời là vô cùng quan trọng.
Từ danh sách đó bạn có thể xác định được bao nhiêu số lượng khách hàng tiềm năng, kênh báo chí có ảnh hưởng đến đông đảo công chúng. Ngoài ra bạn có thể khắc họa rõ nét được thói quen mua sắm và tiêu dùng của các đối tượng khách hàng.
Xác định thời gian tổ chức buổi họp báo
Những việc xác định xu hướng mua sắm và thói quen tiêu dùng của đông đảo khách hàng là việc đặc biệt quan trọng. Ngoài ra vấn đề tung ra sản phẩm vào thời gian nào đó trong năm cũng rất quan trọng đối với họp báo sản phẩm. Chính vì vậy bạn nên lựa chọn thời điểm phù hợp nhất trong năm để thu hút lượng khách hàng tối đa. Từ đó để đưa ra những sản phẩm mới và chương trình khuyến mãi hấp dẫn đến khách hàng mục tiêu.
Sau đó bạn hãy lên ý tưởng tạo event họp báo ra mắt thương hiệu sản phẩm. Do đó sẽ kích cầu mua sắm từ đông đảo người tiêu dùng cho sản phẩm mới vô cùng mạnh mẽ.
Lựa chọn địa điểm tổ chức buổi họp báo
Địa điểm tổ chức họp báo cũng khá quan trọng, không đơn giản chỉ là thuê một địa điểm rồi tiến hành cho xong việc. Mà đây là phần được nhiều người quan tâm, tổ chức tại mặt bằng nào có thể thu hút được sự quan tâm của nhiều người. Một điều nữa đó là địa điểm đó có thể chứa được bao nhiêu người tham gia, giao thông có thuận tiện hay không để mọi người có thể dễ dàng di chuyển.
Bạn hãy lên những danh sách địa điểm để có thể lựa chọn nơi nào phù hợp nhất với số lượng người tham gia và kịch bản tổ chức. Điều cần làm tiếp theo là liên lạc đến nơi cung cấp địa điểm xem còn trống đúng vào thời gian bạn cần hay không. Nếu đã có địa điểm thì bạn có thể tiến hành trao đổi những gì cần làm tại đây. Sau mỗi sự kiện thường có ăn uống nên đặt tiệc teabreak trọn gói là hợp lý nhất.
Đọc thêm: Quy trình tổ chức tiệc trà của Milkbar Catering
Dự trù kinh phí tổ chức buổi họp báo
Khi tất cả kế hoạch đã được hoàn thành thì bạn hãy tính toán chi phí phù hợp với ý tưởng đã lập ra. Theo những kinh nghiệm mà người đi trước đã truyền lại thì có hai cách để bạn có thể tính toán được chi phí phù hợp cho buổi họp báo.
Thứ nhất đó là liệt kê ra những danh mục cần chi cho buổi sự kiện. Tổng hợp một con số cụ thể xem đã hợp lý hay chưa, nếu vượt quá dự trù thì bạn có thể cân đối lại. Hoặc cắt giảm bớt những hạng mục không cần thiết. Trường hợp công ty giới hạn ngân sách cho bạn thì cần có một bản dự trù kinh phí.
Bắt đầu tiến hành tất cả danh mục tổ chức họp báo
Khi tất cả kế hoạch đã xong, bạn đã có thể tiến hành thi công các hạng mục có trong buổi tổ chức họp báo. Để có được thành công của sự kiện quan trọng này người phụ trách cần chia nhân sự cho từng danh mục để có thể chia công việc. Sau đó mỗi người sẽ hoàn thành trách nhiệm của mình mà không được để xảy ra sai sót. Ngoài ra các phần được diễn ra liên tục không được gián đoạn cho đến khi kết thúc chương trình.
Thường thì sau mỗi buổi họp báo sẽ có phần ăn uống. Vì vậy khi chương trình sắp hoàn thành thì bên phía địa điểm tổ chức phải chuẩn bị xong xuôi phần ẩm thực. Khi chương trình đã kết thúc thì khách mời sẽ di chuyển về khu vực dự tiệc. Mặc dù vậy nhưng mỗi sự kiện khi tiến hành đều có những vấn đề bất ngờ xảy ra mà không lường trước được. Do đó người lập kế hoạch cần có phương án dự phòng hợp lý để buổi họp báo được thành công tốt đẹp.
Lời kết
Tổ chức họp báo là sự kiện mà các doanh nghiệp hoặc cá nhân thường xuyên tổ chức để quảng bá thương hiệu của mình đến với công chúng. Vì vậy để buổi lễ thành công tốt đẹp cần sự chuẩn bị kỹ lưỡng và cẩn thận. Để tránh những sai sót không đáng có xảy ra và đề ra những phương án dự phòng cho các vấn đề bất ngờ. Từ đó có thể khắc phục hoàn toàn các sự cố do hệ thống điện, mạng và một số vấn đề không lường trước được khác nữa. Bạn đừng quên tham khảo Dịch vụ đặt tiệc trọn gói Milkbar Catering chuyên nghiệp & chi phí phù hợp.
Địa chỉ: 22/9 Mai Văn Ngọc, P10, Q.Phú Nhuận, Tp. HCM
- Điện thoại: 0905 66 93 66
